Поради від Наталії Заверухи про організацію бізнес-процесів в умовах війни
Що таке бізнес-процеси та яка їхня роль для бізнесу під час великої кризи? Як оптимізувати роботу команди, враховуючи ризики воєнного стану, чому компаніям важливо мати базу знань та документацію про процеси?
Відповіді на ці та багато інших запитань в рамках вже традиційних оpen talks надала Наталія Заверуха, лекторка безплатного курсу на Prometheus «Як почати власну справу в часи невизначеності», засновниця та власниця Manageable — агенції з опису та оптимізації бізнес-процесів.
Open talks з бізнес-експертами на Prometheus – це зустрічі в прямому етері для учасників «Буткемпу економічного відновлення»*, на яких слухачі отримують поради від експертів-практиків, щоб мати чіткий план дій на 2024 рік для створення або розвитку бізнесу.
Ділимось головними порадами від експерта.
Що таке бізнес-процеси і навіщо взагалі їх описувати?
Якщо просто, процес – це завжди про певну повторювану діяльність. Але якщо подивитися масштабніше, він завжди про взаємодію: у процесі мають бути кілька ролей, посад, учасників. Ця взаємодія має вести до створення цінності для зовнішнього клієнта (який платить кошти) або внутрішнього (члени команди).
Оскільки процеси – це те, що повторюється, відповідно, якість результатів буде відтворювана. У кожній організації є повторювані процеси: виставлення рахунку, укладення договору, лідогенерація (частково), продажі, консультація, обслуговування клієнта, підготовка комерційних пропозицій тощо. Все, що ми можемо повторити як певний цикл, можна сміливо назвати бізнес-процесом.
Для чого потрібні процеси?
- ✔ Щоб власникам бізнесу, топ-менеджерам вийти з операційки для подальшого делегування.
- ✔ Щоб підготуватися до автоматизації.
- ✔ Щоб підготуватися до масштабування (для когось це буде сотня нових людей, а для когось – один співробітник).
- ✔ Щоб допомогти краще адаптовувати і швидше наймати співробітників.
- ✔ Щоб зрозуміти зони відповідальності та розподілити обов’язки.
Чому бізнес-процеси такі важливі – особливо під час криз?
Для чого взагалі потрібні бізнес-процеси?
Вони допомагають заземлити стратегію на операційному рівні через правильно спроєктовані, змодельовані процеси. У кожному проєкті є стратегічна гілка (про що ми думаємо, плануємо, мріємо, куди рухаємося) та операційна. Якщо стратегія для людей цікава і надихаюча, то операційку часто вважають складною і нудною. У нашій діяльності ми прагнемо показати, що процеси – це не про бюрократію, а про можливість реалізувати прагнення. Вони допомагають менше витрачати часу на те, що можна описати, автоматизувати та зробити повторюваним.
Корисні кейси
✔ Пришвидшення адаптації нових співробітників
Один із клієнтів мав на меті зменшити термін адаптації нових працівників (40-60 за рік). За допомогою описаних процесів в організації випробувальний термін скоротився з трьох місяців до трьох днів! Процеси є описаними, стандартизованими, новий працівник заходить в систему компанії та з перших дня розпочинає безпосередньо виконання своїх обов’язків.
✔ Про економію бюджету на автоматизацію.
Клієнт отримав бюджет на автоматизацію. Після детального опису процесів продажів бюджет оптимізувався на понад 40%. Наслідок загальної автоматизації – загальний бюджет, прицільна ж робота вимагає більш акуратних підрахунків.
Як описувати процеси (і які)?
Передусім треба подивитися на свій бізнес і зрозуміти, з яких напрямків, послуг чи сервісів він складається. Далі беремо той, який приносить найбільше коштів, і пробуємо його розкласти на ланцюжок: що його запускає і чим він має закінчитися (отримані кошти, відгук від клієнта, підписаний акт тощо).
Те саме робимо з іншими напрямками. Оберіть з них ключові: там, де є клієнт, де ми заробляємо гроші, де плануємо донайняти людей або (задача із зірочкою) там, де вже проблеми.
Не треба описувати 100% процесів. Робимо фокус на найголовніших.
Чи варто починати власну справу під час війни?
З одного боку, щоб створити бізнес, треба мати ресурси і натхнення.
З іншої сторони, бізнес і власна справа – це завжди те джерело, з якого можна черпати багато енергії. У часи, коли багато складного, невизначеного, хочеться будувати певний місток до майбутнього. Якщо є енергія, натхнення, підтримка, чого би не стартувати? Коли, як не зараз? Іншого часу може і не бути.
Більше про організацію бізнес-процесів ви можете дізнатися в рамках безплатного курсу «Як почати власну справу в часи невизначеності: покроковий гайд від ТОП-підприємців України», який є частиною грантової програми «Буткемп економічного відновлення».
*Проєкт впроваджується ЄБРР за фінансування Швейцарії в рамках Фонду сприяння малому бізнесу ЄБРР (донори Фонду: Італія, Ірландія, Корея, Люксембург, Норвегія, США, Швейцарія, Швеція, Японія та ТайваньБізнес – Фонд Технічного Співробітництва ЄБРР).
